È possibile installare telecamere in azienda?
È lecito l’utilizzo di software o programmi che monitorano l’attività del dipendente?
Posso utilizzare il GPS per rintracciare i miei collaboratori?

A queste e a molte altre domande risponde la disciplina sui controlli a distanza.

Nell’ambito dei rapporti di lavoro subordinato, il datore di lavoro è titolare di una serie di poteri nei confronti dei lavoratori.
Pensiamo al potere di definire orari e mansioni e di applicare sanzioni in caso di violazioni disciplinari, oppure di controllare la prestazione lavorativa, la sua regolarità e correttezza.
Ma ciò deve avvenire sempre nel rispetto di precisi limiti posti a tutela della dignità dei dipendenti e particolare attenzione deve essere riservata proprio ai cosiddetti controlli a distanza.

Il controllo a distanza è quella particolare forma di controllo che viene eseguita tramite strumenti elettronici. I più utilizzati sono le telecamere di videosorveglianza, ma può trattarsi anche di software o comunque di ogni apparecchiatura o dispositivo in grado di registrare l’attività del lavoratore.
Si parla quindi di controlli che operano “da remoto”, ossia fornendo un quadro di ciò che avviene in determinati contesti pur in assenza del datore di lavoro o del personale di vigilanza.
Il legislatore vieta in generale l’utilizzo di strumentazioni che possa comportare il controllo diretto o indiretto dell’attività del lavoratore.

Ma ci sono tre eccezioni, ovvero quando vi siano esigenze:

– organizzative e produttive;
– di tutela del patrimonio aziendale;
– di sicurezza del lavoro.

Proviamo a fare qualche esempio: pensiamo a una telecamera posizionata vicino alle porte di accesso di uno stabilimento per scongiurare furti o verificare chi entra. Possiamo anche pensare anche a un impianto installato su di un macchinario pericoloso, per osservarne il corretto funzionamento.
I controlli a distanza (purché eseguiti nel rispetto delle tre finalità succitate) possono essere predisposti solo a condizione di sottoscrivere un accordo con le RSU o RSA o, in mancanza, con l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Attenzione: questa procedura non è richiesta qualora si tratti di strumenti che i dipendenti utilizzano per rendere la loro prestazione lavorativa, come lo smartphone e il computer, e per gli strumenti di rilevazione delle presenze e degli accessi come il cartellino o il badge.

Ricordiamoci inoltre che:

– non servono accordi se l’attività di controllo si svolge in aree o orari in cui non c’è attività lavorativa (ad esempio nei parcheggi o durante le giornate di chiusura dell’azienda);
– i dati raccolti potranno essere utilizzati anche per eventuali contestazioni disciplinari, se i lavoratori sono stati prima informati;

– l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’ispettorato devono sempre precedere l’installazione delle telecamere o degli altri strumenti.

Da ultimo, attenzione al rispetto della disciplina sulla privacy.